Wat houdt deze control in?
Medewerkers en contractanten moeten geheimhoudingsovereenkomsten ondertekenen afgestemd op de vertrouwelijkheidsbehoeften.
Waarom is dit verplicht?
Overheidsorganisaties verwerken gevoelige informatie over burgers; geheimhouding is juridisch en operationeel essentieel.
Praktische implementatie
- Gebruik standaard geheimhoudingsverklaringen afgestemd op de functie
- Laat externe partijen NDA’s ondertekenen voor aanvang
- Wijs op de doorlooptijd van geheimhouding na beëindiging
- Bewaar ondertekende verklaringen in het personeelsdossier
Aandachtspunten voor de overheid
Voor ambtenaren volgt de geheimhoudingsplicht rechtstreeks uit artikel 9 van de Ambtenarenwet 2017; die geldt van rechtswege, ook zonder ondertekende verklaring. Schending van het ambtsgeheim is strafbaar op grond van artikel 272 Wetboek van Strafrecht. Een geheimhoudingsverklaring dient daarom vooral als bewijs dat de medewerker op de plicht is gewezen. Voor externen en bijzondere functies leg je aanvullende geheimhouding wél expliciet vast.
Relatie met andere controls
Gerelateerd aan 6.2 (arbeidsovereenkomst) en 5.12 (classificatie).
← Terug naar alle BIO 2.0 controls
Wat deze control praktisch betekent
Medewerkers en contractanten ondertekenen geheimhoudingsovereenkomsten die zijn afgestemd op de vertrouwelijkheidsbehoeften van hun functie. Overheidsorganisaties verwerken gevoelige informatie over burgers, waardoor geheimhouding juridisch en operationeel essentieel is. Voor deze control geldt geen aanvullende overheidsmaatregel; de ISO 27002-control is leidend. Ambtenaren zijn daarnaast gebonden aan de ambtseed.
Passende maatregelen
5 basismaatregelen.
- ›Gebruik standaard geheimhoudingsverklaringen die zijn afgestemd op de functie en de vertrouwelijkheidsbehoefte.
- ›Laat externe partijen een NDA ondertekenen vóór aanvang van de werkzaamheden.
- ›Wijs betrokkenen op de doorlooptijd van de geheimhouding ná beëindiging van het dienstverband of contract.
- ›Leg voor bijzondere functies aanvullende geheimhouding vast, bovenop de ambtseed.
- ›Bewaar ondertekende verklaringen in het personeelsdossier (of leveranciersdossier).
Bewijs dat je kunt verzamelen
- ›Ondertekende geheimhoudingsverklaringen in de personeelsdossiers
- ›Ondertekende NDA's van externe partijen
- ›De gebruikte standaardteksten, afgestemd op functie/vertrouwelijkheid
- ›Vastlegging van aanvullende geheimhouding voor bijzondere functies
Wat je bij een audit moet kunnen aantonen
- ›Dat medewerkers en contractanten geheimhoudingsverklaringen hebben ondertekend
- ›Dat externe partijen een NDA hebben getekend vóór aanvang
- ›Dat de doorlopende geheimhouding is gecommuniceerd
- ›Dat verklaringen worden bewaard en vindbaar zijn
Voorbeeldactiviteiten: opzet, bestaan, werking
- ›Zijn standaard geheimhoudingsverklaringen en NDA's vastgesteld?
- ›Is bepaald welke functies aanvullende geheimhouding vereisen?
- ›Is een bewaarproces voor verklaringen ingericht?
- ›Zijn de verklaringen daadwerkelijk ondertekend en bewaard?
- ›Hebben externe partijen vóór aanvang getekend?
- ›Is de doorlooptijd na beëindiging gecommuniceerd?
- ›Wordt bij elke nieuwe medewerker/leverancier een verklaring getekend?
- ›Worden verklaringen actueel gehouden bij functiewijzigingen?
- ›Blijven de dossiers compleet en vindbaar?
Gekoppelde overheidsmaatregel(en)
Voor deze control geldt geen aanvullende overheidsmaatregel.
Deze uitwerking is indicatief en generiek. Ze vervangt geen eigen risicoafweging of professioneel advies afgestemd op jouw organisatie.